ACTE NOTARIALE

Ambasadele si consulatele României pot efectua o serie de operatiuni notariale prin care sa asigure capacitatea actelor întocmite de cetatenii români în strainatate de a îsi produce efectele juridice pe teritoriul României si în fata autoritatilor române.

Actele notariale care pot fi efectuate de ambasade si consulate sunt urmatoarele:

• autentificarea procurilor si a declaratiilor;

• legalizarea copiilor de pe înscrisuri;

• legalizarea traducerilor;

• legalizarea semnaturilor.

Ambasadele si consulatele României nu pot efectua operatiuni notariale în ceea ce priveste încheierea unor contracte, întelegeri, donatii sau alte acte de dispozitie, tranzactii judiciare, confirmari de hotarâri judecatoresti, de documente de studii, documente de vechime în munca, documente privind stagiul militar, testamente, legate, actiuni în justitie sau cereri adresate autoritatilor române.

Pentru autentificarea procurilor si a declaratiilor, persoanele interesate trebuie sa se prezinte personal la sediul ambasadei sau consulatului român si sa probeze identitatea si calitatea de cetatean român (cu un act de identitate valabil). Procurile sau declaratiile se întocmesc, de regula, de solicitanti, cu exceptia cazurilor în care aceste acte sunt necesare în cadrul altor proceduri consulare (obtinerea pasapoartelor, a actelor de stare civila etc.).

Procurile si declaratiile trebuie sa contina elementele de identificare ale mandantului si ale mandatarului si sa precizeze în mod exact scopul mandatului. Ele trebuie sa fie redactate în limba româna. Actele care contin precizari neconforme cu legislatia româna, ordinea de drept sau siguranta nationala nu pot fi autentificate.

În functie de tara, procurile si declaratiile întocmite de cetatenii români pot fi folosite în România si în lipsa autentificarii ambasadei sau consulatului român.

În tarile semnatare ale Conventiei de la Haga din 1961 privind suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine (între care se numara si România), procurile sau declaratiile întocmite de cetatenii români pot fi autentificate, în limba româna, de un notar local, urmând ca apoi sa fie legalizate cu Apostila de autoritatile competente ale statului respectiv. Documentele legalizate cu Apostila sunt valabile, în temeiul Conventiei, pe teritoriul României, fara îndeplinirea vreunei alte formalitati. Totusi, daca actul a fost redactat într-o limba straina, el va trebui tradus în limba româna pentru a putea fi opozabil autoritatilor române.

În tarile cu care România a încheiat acorduri de asistenta juridica în materie civila, procurile sau declaratiile întocmite de cetatenii români sunt recunoscute direct de autoritatile române, fara îndeplinirea vreunei alte formalitati. Totusi, daca actul a fost redactat într-o limba straina, el va trebui tradus în limba româna.

În tarile care nu sunt nici semnatare ale Conventiei de la Haga din 1961 privind suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine si nici ale unui acord bilateral de asistenta juridica în materie civila cu România, procurile sau declaratiile întocmite de cetatenii români pot fi autentificate, în limba româna, de un notar local, urmând ca apoi sa fie legalizate de autoritatile competente ale statului respectiv si supralegalizate de ambasada sau consulatul român din acel stat. Daca actul a fost redactat într-o limba straina, el va trebui tradus în limba româna pentru a putea fi opozabil autoritatilor române.

Autentificarea procurilor si declaratiilor, precum si supralegalizarea acestora de catre ambasadele si consulatele României sunt supuse taxelor consulare, care se platesc de solicitanti la ambasada sau consulatul competent.

Procurile pentru încasarea pensiilor în România sunt scutite de taxe consulare si sunt valabile o perioada de 18 luni de la data autentificarii.

Procurile si declaratiile necesare în cadrul procedurilor consulare de obtinere a pasapoartelor românesti sau a certificatelor de stare civila nu pot fi autentificate decât de ambasadele sau consulatele României (nu se aplica procedura legalizarii cu Apostila sau cea a supralegalizarii administrative).

Pentru legalizarea copiilor de pe înscrisuri, persoanele interesate trebuie sa prezinte functionarului ambasadei sau consulatului român înscrisul original a carui copie se legalizeaza si un document de identitate valabil.

Pentru legalizarea traducerii în limba româna a unui document redactat într-o limba straina, persoanele interesate trebuie sa prezinte documentul în original, însotit de traducerea în limba româna si de un document de identitate valabil.

Pentru legalizarea semnaturii pe un înscris, persoanele interesate trebuie sa se prezinte la sediul ambasadei sau consulatului român cel mai apropiat, sa semneze înscrisul în fata functionarului consular si sa prezinte un document de identitate valabil care sa poarte semnatura titularului. Nu se poate legaliza semnatura pe contracte, acte de donatie, acte de tranzactie judiciara sau alte acte care vizeaza transmiterea de bunuri ori alte drepturi.

Legalizarea copiilor de pe înscrisuri, legalizarea traducerilor si legalizarea semnaturii sunt supuse taxelor consulare, care se platesc de solicitanti la ambasada sau consulatul competent.

1. Redactarea si autentificarea procurilor si a declaratiilor
2. Legalizarea traducerilor
3. Legalizarea copiilor de pe înscrisuri

Actele notariale se îndeplinesc la cererea cetatenilor români în baza actului de identitate valabil la data îndeplinirii actului notarial (pasaportul român, dovada de cetatenie, emise de autoritatile române).

1. Redactarea si autentificarea procurilor si a declaratiilor

Procurile si declaratiile redactate în strainatate pentru a fi folosite în România sunt luate în considerare si îsi produc efectele juridice în fata autoritatilor române numai daca sunt autentificate de misiunea diplomatica sau consulara a României din tara în care se afla titularul actului.

Pentru recunoasterea de catre autoritatile române a valabilitatii si efectelor unei procuri sau a unei declaratii redactata în strainatate, legea prevede doua proceduri distincte:

Autentificarea actului de catre consul, sau

Certificarea documentelor cu apostila prevazuta de Conventia de la Haga din 1961 privind scutirea de legalizare a actelor publice.

Cele mai frecvent utilizate procuri si declaratii sunt urmatoarele:

procura pentru ridicarea pensiei din România;

procura pentru deschiderea dosarului de pensionare în România;

procura pentru confectionarea si eliberarea unui pasaport românesc;

procura pentru confectionarea si eliberarea unui buletin de identitate.

Cetatenii români care se afla în Mexic în mod temporar sau permanent si care beneficiaza, conform legii, de drepturi de pensie pentru vechime în munca sau pentru caz de boala ori pentru invaliditate, pot solicita autoritatilor române competente drepturile banesti ce li se cuvin.

Pentru aceasta, persoanele interesate vor completa Procura pentru ridicarea pensiei, cu toate datele si o vor transmite în România persoanei împuternicite, care o va prezenta Casei de Pensii teritoriale din subordinea Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale.

Persoanele care nu au deschis înca dosarul de pensionare în România vor completa Procura pentru deschiderea dosarului de pensionare, cu toate datele si o vor transmite în România persoanei împuternicite, împreuna cu celelalte acte solicitate de institutia competenta din România.

1.1. Autentificarea procurilor si declaratiilor de catre consul

Procurile sau declaratiile redactate sub forma de formular vor fi completate integral, mentionându-se toate datele solicitate. Ele vor fi semnate de solicitant la sediul ambasadei României, în prezenta consulului. Nu se autentifica procuri sau declaratii trimise prin posta, fax sau e-mail.
Pentru acest serviciu este necesara prezenta personala a solicitantului la ambasada, însotit de un act de identitate românesc prevazut cu fotografie (în cazul în care nu exista nici un astfel de act, este acceptat si actul de identitate strain).
 

1.2. Certificarea documentelor cu apostila prevazuta de Conventia de la Haga din 1961 privind scutirea de legalizare a actelor publice

APOSTILAREA

Va aducem la cunostinta faptul ca începând cu data de 1 noiembrie 2004 au devenit aplicabile dispozitiile Legii nr. 142/2004 privind modificarea articolului 2 din Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea României la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961.

Apostilarea actelor care intrau în competenta Ministerului Afacerilor Externe - Directia Relatii Consulare (certificat de casatorie, certificat de nastere, certificat de deces, certificat de cazier judiciar, adeverinte prin care se atesta domiciliul si cetatenia persoanei, actele de studii, adeverinte medicale, certificate de botez, cununie, adeverinte prin care se atesta vechimea în munca, adeverinte de calificare în diverse meserii), se va efectua in România de catre prefecturi. Copiile si traducerile actelor, legalizate la notar, se vor apostila de catre Curtile de Apel

SUPRALEGALIZAREA

Actele oficiale, îndeosebi traducerile legalizate notarial pentru a putea fi folosite în strainatate sunt supuse procedurii supralegalizarii spre a li se garanta autenticitatea semnaturilor si a sigiului. Prin supralegalizare se previne astfel falsificarea actelor oficiale întocmite de autoritatile unui stat si care produc efecte juridice pe teritoriul altui stat. Deci, actele notariale care vor fi folosite în strainatate, în tarile nemembre Conventiei de la Haga, trebuie sa fie supralegalizate de Ministerul Justitiei si Ministerul Afacerilor Externe în aceasta ordine. Dupa îndeplinirea acestor operatiuni între institutiile statului, actul notarial este supus supralegalizarii la misiunea diplomatica sau oficiul consular strain din România.

Aceeasi procedura se aplica si pentru actele notariale îndeplinite de un notar strain pentru a fi folosite în România.

În dreptul intern aceasta procedura este prevazuta de art. 162 din Legea nr. 105/1992 cu privire la reglementarea raporturilor de drept international privat, care stabileste ca documentele oficiale întocmite, sau legalizate de catre o autoritate straina pot fi folosite în fata instantelor române numai daca sunt supralegalizate, pe cale administrativ-ierarhica si în continuare de misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României, spre a lise garanta astfel autenticitatea semnaturilor si sigiliului

2. Legalizarea traducerilor

Toate documentele eliberate de autoritati straine si redactate într-o limba straina, care sunt solicitate de autoritatile române în cadrul efectuarii anumitor proceduri administrative, trebuie însotite de traduceri corespunzatoare în limba româna.

Documentele care necesita traducerea în limba româna sunt, de obicei, urmatoarele: certificatul de casatorie, certificatul de nastere, certificatul medical de constatare a nasterii, certificatul de naturalizare, certificatul de deces.

Acte necesare

-documentul pentru care se solicita traducerea, în original;

-un document de identitate al solicitantului;

-traducerea în limba româna.

 Daca traducerea se face de catre Ambasada României in Mexic se plateste taxa corespunzatoare si pentru traducere.

3. Legalizarea copiilor de pe înscrisuri

Cetatenii români pot solicita legalizarea de catre ambasada a copiilor de pe diverse înscrisuri oficiale sau sub semnatura privata. Înscrisurile oficiale de pe care se poate elibera o copie legalizata trebuie sa fie eliberate de autoritati române si acestea sunt, de obicei, certificatele de stare civila (certificatul de nastere, casatorie sau deces), actele de studii (diplome, certificate), adeverinte sau alte documente.

Înscrisurile sub semnatura privata trebuie sa fie scrise cursiv, fara stersaturi sau corecturi. Responsabilitatea asupra continutului acestor acte revine în mod exclusiv solicitantului.

Pentru obtinerea unei copii legalizate de pe un înscris, solicitantul va prezenta înscrisul oficial sau sub semnatura privata în original, precum si un act de identitate.

ÎNTREBARI FRECVENTE

Daca nu putem ajunge la sediul ambasadei sau consulatului, se pot autentifica procurile prin corespondenta?

Nu. Prezenta personala la sediul ambasadei sau consulatului este necesara pentru verificarea de catre functionarul consular a identitatii persoanei car semneaza procura si a însusirii continutului acesteia. Aceasta cerinta reprezinta o masura de asigurare inclusiv pentru dumneavoastra, pentru a evita situatia în care o alta persoana declara date despre sau în numele dumneavoastra.

În cazul în care, din cauza distantei sau a unei alte imposibilitati de deplasare la ambasada, nu va puteti prezenta personal, aveti posibilitatea, în functie de caracterul procurii, de a o autentifica la un notar local si apoi de a o legaliza sau supralegaliza la autoritatile statului în care va aflati.

Reprezentantii ambasadelor si consulatelor române va pot oferi detalii despre procedura de legalizare sau supralegalizare prevazuta de legislatia statului respectiv si despre tipurile de procuri care pot fi supuse acestei proceduri.